¿Cómo
hacer que la jornada laboral rinda más?
Las
tareas por hacer se acumulan y, al mirar el reloj, las horas de trabajo pasaron
volando. El tiempo es un recurso valioso y aprender a administrarlo puede
mejorar el rendimiento y reducir el estrés que produce la acumulación de
actividades pendientes.
Por Miguel Carugati (Director de Page
Personnel Argentina)
El tiempo es uno de nuestros bienes más preciados, sirve para organizar
nuestras vidas y para fijar las pautas básicas de nuestra sociedad. Para las
compañías y las organizaciones, en un contexto cada vez más demandante, es un
recurso escaso que se debe aprender a administrar para optimizar cada proceso
que se realiza.
Para los empleados, saber cómo utilizar su tiempo en sus tareas diarias genera
un valor agregado en su productividad y reduce el estrés que puede causar tener
un gran número de objetivos pendientes. Poder planificar cómo utilizar este
recurso durante la jornada laboral es una cuestión clave para destacarse en
cualquier equipo de trabajo, ya sea para realizar una actividad interna de una
compañía o para prestar un servicio a los clientes.
Ante la exigencia de tener que realizar múltiples tareas para “ahora” o para
“ayer”, los empleados se desorganizan al tratar de realizarlas todas al mismo
tiempo, lo cual genera un caos en sus labores y les produce presión mental,
donde la sensación de “no llego” los acompaña a donde vayan. Para evitar esto,
es necesario no caer en la trampa de realizar primero aquello que nos resulta
más fácil sin antes evaluar el orden de prioridades. Por esto, es necesario
tener una mirada estratégica de la ejecución de los procesos.
Si se parte de que el día tiene 24 horas para todos, quien sepa optimizarlas se
destacará notablemente por su desempeño. Por tal razón, se han diseñado
diferentes técnicas o estrategias para poder planificar o administrar el tiempo
de la mejor forma posible.
El método Getting Things Done (GTD), elaborado por David Allen, autor del libro
“Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (en español
“Organízate con eficacia”), basado en su experiencia en el mundo corporativo y
en las artes marciales, ayuda al profesional a crear un flujo de trabajo
utilizando listas de tareas, calendarios y material de referencia.
El autor recomienda que antes de comenzar con la ejecución de las tareas,
primero se debe procesar, organizar y revisar las demandas del día laboral. Un
consejo es anotar todo lo que necesita ser realizado. El objetivo es que el
empleado consiga eliminar las preocupaciones de la mente y quede libre para
focalizarse en lo que realmente importa en el momento y debe realizar.
Otra técnica es dividir un proyecto grande en tareas pequeñas para ser
realizadas por módulos. Esto disminuye el estrés y la sensación de “no voy a
llegar” o “no puedo hacer esto”, que puede tener cada profesional cuando debe
encarar un desafío importante.
También, un método de gestión de tiempo reconocido es el “Tríade”, elaborado
por el brasilero Christian Barbosa, el cual consiste en definir metas. El autor
propone clasificar las actividades en tres ítems, “importantes” (traen
resultados y tienen un tiempo para ser hechos), “urgentes” (debe ser cumplidas
en un tiempo corto y con precisión), y “circunstanciales” (no traen resultados
y son, en suma, un desperdicio de tiempo), y agrega que no basta tener una
lista de tareas con lo que se debe hacer, sino que es necesario saber cuánto
tiempo real (horas reloj) demandará cada una.
Si bien no existe la técnica que ordene a la perfección nuestros horarios,
existen nociones básicas que se deben tener en cuenta para ayudar a optimizar
el uso de nuestro tiempo. Antes que nada, es clave tener claro cuáles son los
objetivos que se buscan y planificar cómo se pueden alcanzar. Para esto, es
necesario focalizarse en la tarea que se está realizando, evitando las posibles
interrupciones (causadas por Internet, mails, llamados o visitas inesperadas,
entre otras) o evitar querer realizar múltiples tareas al mismo tiempo.
Asimismo, se debe aprender a delegar ciertas tareas a los otros integrantes del
equipo de trabajo y saber decir “no” a eventualidades que puedan surgir y que
no sean urgentes.
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